Veitshöchheimer Gemeinderat befasste sich mit weiteren vier Text- und mehreren Unterziffern der Überörtlichen Rechnungsprüfung der Jahresabschlüsse 2017 bis 2019

Überörtliche Rechnungsprüfung der Jahresabschlüsse 2017 bis 2019

Wie am 12. April 2024 hier auf Veitshöchheim News ausgeführt, hat der  Bayerische Kommunale Prüfungsverband (BKPV) in München, dessen Mitglied die Gemeinde ist, in seinem Bericht vom 5. April 2023 über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2017 bis 2019 Beanstandungen in insgesamt 26 Textziffern erhoben.  Diese wurden vom Gemeinderat in der Sitzung am 9. April 2024 bis auf die Textziffern 2, 5-10 und 20-22 abgehandelt (siehe nachstehender Link auf Bericht).

In der Sitzung des Gemeinderates am 7. Mai 2024 standen nun nach Vorlage der Stellungnahmen der Verwaltung die Textziffern 2, 16 a bis e, 21 und 22 auf der Tagesordnung.

Offen dürften danach noch die TZ 5-10 und 20 sein.

TZ 2 Der beitragsfähige Erschließungsaufwand für die Tiergartenstraße wurde zu gering ermittelt.

Die Gemeinde stellte in den Jahren 2015/2016 die Tiergartenstraße erstmalig endgültig her (siehe nachstehender Link auf Bericht). Bei der Abrechnung des Regenwasserkanals in der Tiergartenstraße wurde die Aufteilung der verrechenbaren Kosten vom Ingenieurbüro mit 12 Prozent übernommen. Dieser Prozentsatz gilt jedoch nur für die Herstellung eines Mischwasserkanals.

Da es sich aber bei der Tiergartenstraße um ein Trennsystem handelt, hätte richtigerweise der Anteil für den Regenwasserkanal bei der Ermittlung der Kosten für die Straßenentwässerung herangezogen werden müssen, der nach der Gebührenkalkulation für die Entwässerungseinrichtung der Gemeinde Veitshöchheim rund 25 Prozent beträgt. Dementsprechend wurden die Kosten für die Straßenentwässerung zu niedrig angesetzt und mit Erschließungsbeitragsbescheid an die Eigentümer der Grundstücke verrechnet.

Nachdem dies auch nicht vom Bayerisches Verwaltungsgericht Würzburg bei der Überprüfung der abrechenbaren Kosten in einem Widerspruchsverfahren bemängelt wurde, ist durch die eingetretene Verjährung eine nachträgliche Erhebung der fehlenden 13 Prozent (ca. 12.000 Euro) nicht mehr möglich. Der Gemeinderat beschloss nun, dass bei einer zukünftigen Abrechnung von einer erstmaligen Herstellung einer Straße die 25 Prozent für einen Regenwasserkanal berücksichtigt werden. Die Verwaltung will nun eine Erstattung bei der Kassenversicherung der Gemeinde beantragen.

Unzureichende Regelungen in Dienstanweisungen für das Haushalts- und Kassenwesen der Gemeinde

TZ 16 a) Tourist-Information

Der BKPV stellte in seinem Prüfbericht vom 5.4.2023 fest, dass die Tourist-Information in den Haushaltsjahren 2022 und 2023 das Kassieren der Gebühren für die Vermietung des Grillplatzes des Verschönerungsvereins an der Steige nicht hätte durchführen dürfen, da dieses fremde Kassengeschäft ohne eine Änderung der Dienstanweisung für die Zahlstelle „Tourist-Information“ nicht zulässig sei.

Laut Stellungnahme der Tourist-Information vom 28.03.2024 hatte der Verschönerungsverein die Gemeinde Veitshöchheim gebeten, ihm bei der Digitalisierung der Vermietung des Grillplatzes behilflich zu sein. Nachdem der Bezahlvorgang in den Jahren 2022 und 2023 über die Kasse der Gemeinde abgewickelt wurde, läuft er seit Beginn des Jahres 2024 über das Online-Buchungssystem des Partners OBS der Tourist-Info.

Der Verschönerungsverein wurde von der Tourist-Info beim Einpflegen ins System unterstützt, tritt nun selbst als Leistungsanbieter auf und vereinnahmt die Gebühren damit direkt. Die Gemeindekasse ist nicht mehr involviert, sodass eine Änderung der Dienstanweisung für die Zahlstelle Tourist-Information nicht mehr notwendig ist.
Die Tourist-Information erhält gleichwohl weiterhin eine Information über die Buchungen, weil sie die Schlüssel zum Grillplatz ausgibt bzw. zurücknimmt.

TZ 16 d und 17 a Dienstanweisung Bücherei

Der BKPV beanstandete, dass die Dienstanweisung für die Zahlstelle Bücherei vom 3.3.2015 keine Regelung zum Kaffeeautomatenverkauf, zur Flohmarktkasse und zum eingesetzten Kassenverfahren enthält.

Laut Büchereileitung funktionierte bislang der Kaffeeverkauf über das Einwerfen von Münzen in den Automaten, der dann regelmäßig geleert und das Geld an die Gemeindekasse abgeführt wurde. Dies geschah auch mit dem Erlös aus dem Bücherflohmarkt.

Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer kommunaler Buchführung, so die Prüfer, sind nachprüfbar Barzahlungen am Tag des Eingangs zeitlich zu buchen und dem Einzahler eine Quittung zu erteilen.

Gelöst hat die Büchereileiterin das Problem, indem die Flohmarktverkäufe nun direkt als Posten "Flohmarkt" mit Ausweisung der MwSt. von 19 %  in der Bibliothekssoftware WinBIAP gebucht werden, ebenso auch der Gegenwert der Wertjetons, die an der Rezeptionskasse für einen Kaffee oder ein Heißgetränk zu kaufen sind. In beiden Fällen kann so über jeden Verkauf nun eine Quittung ausgestellt werden kann.

Der Gemeinderat konnte zur Kenntnis nehmen, dass beide Punkte in der überarbeiteten Dienstanweisung für die Nebenkasse in der Bücherei im Bahnhof eingearbeitet wurden, was jedoch Gemeinderätin Christina Feiler anlässlich der Mehrbelastung des Büchereipersonals zu der Bemerkung veranlasste: "Da wiehert wieder einmal der Amtsschimmel".

TZ 16 e Dienstanweisung Bürgerbüro

Auch diese Dienstweisung war anzupassen hinsichtlich der buchungstechnischen Abwicklung des neu eingeführten Kassenverfahrens OK Cash und der Art der Quittungserteilung aus dem Verfahren heraus und nicht mehr manuell per Durchschreibung.

TZ 16 b) und c) Dienstanweisung Finanz- und Kassenwesen der Gemeinde Veitshöchheim

Durch die häufigen Personalwechsel in den letzten Jahren haben sich die berechtigten Personen in den  §§ 6 und 7 der Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen der Gemeinde Veitshöchheim geändert. Weiterhin war in § 15 Nr. 1 der Dienstanweisung noch vermerkt, dass die Bücher der Gemeindekasse in visuell lesbarer Form geführt werden. Dies entspricht nicht mehr den heutigen Gegebenheiten, da die Bücher in einem automatisierten Verfahren digital geführt werden.
Der Gemeinderat nahm zur Kenntnis, dass in der Neufassung der Dienstanweisungen für das Finanz- und Kassenwesen der Gemeinde Veitshöchheim vom 28.3.2024 und 2.4.2024 diese Punkte entsprechend berichtigt wurden.

TZ 17 b) Hinweise zum Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen 

Die Kämmerei setzte bisher in einigen Teilbereichen des Haushalts allgemeine Zahlungsanordnungen ein, wenn es eine Vielzahl von Einzahler für den gleichen Zahlungsgrund gibt, was die Verwaltungsarbeit vereinfachte, da sonst für jeden Einzahler eine förmliche Zahlungsanordnung hätte erstellt werden müssen. Vom BKPV wurde nun beanstandet, dass die  Feststellung der Zahlungsordnung erst am Ende des Haushaltsjahres für den Gesamtbetrag durchgeführt wurde. Durch den Einsatz der digitalen Rechnungserfassung über das Programm OK.Finn konnte nun die Kämmerei im laufenden Haushaltsjahr die Anzahl der allgemeinen Zahlungsanordnungen erheblich reduzieren. Der Gemeinderat nahm zur Kenntnis, dass ansonsten in regelmäßigen Abständen die fehlende Feststellungsanordnung für alle noch vorhandenen allgemeinen Zahlungsanordnungen zeitnah durchgeführt wird.

TZ 17c) Aufbewahrung von Chipkarten

Die persönlichen Chipkarten für das Online-Banking-Verfahren SFIRM werden nicht mehr, wie von den Prüfern beanstandet, im Tresor der Gemeindekasse, sondern von den Zeichnungsberechtigten zukünftig persönlich aufbewahrt. Dadurch werde die geforderte Zwei-Faktor-Authentifizierung erreicht.

TZ 22 Fehlende Dienstanweisung für die Kasse der „Versorgungsbetriebe Veitshöchheim“

Bisher wurde die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen der Gemeinde Veitshöchheim
nicht nur auf die Gemeindekasse sondern auch auf die Eigenbetriebskasse angewendet, da die
Gemeindekasse den unbaren Zahlungsverkehr des Eigenbetriebes mit abwickelt.
Der Bayer. Kommunale Prüfungsverband beanstandete dies und forderte zur Gewährleistung der Kassensicherheit für die gesonderte Kasse der „Versorgungsbetriebe Veitshöchheim“ eine eigene
 Dienstanweisung. Der Gemeinderat nahm die daraufhin von der Kämmerei erstellte und vom Bürgermeister am 15.4.2024 unterschriebene Dienstanweisung zur Kenntnis.

TZ 21 Verspätete Gebührenkalkulationen und -anpassungen bei den leitungsgebundenen Einrichtungen

Der BKPV stellte in seinem Prüfbericht vom 5.4.2023  verspätete  Gebührenkalkulationen sowohl bei der  Wasserversorgungsanlage als auch bei der Entwässerungsanlage von bis zu einem Jahr und Überdeckungen in Höhe von 4.990 Euro bei der Wasserversorgung und 13.016 Euro bei der Entwässerungseinrichtung fest.

Laut Prüfer müssen die Gebührenbedarfsberechnungen (Kalkulationen) grundsätzlich vor Ablauf des jeweiligen Bemessungszeitraums  erstellt werden und der Kalkulationszeitraum mit dem Veranlagungszeitraum identisch sein. Eine seit Ablauf des Bemessungszeitraumes entstandene Kostenüberdeckung könnte laut Bayerischem Verwaltungsgerichtshofs-Urteil zur Nichtigkeit der Gebührensatzung führen.

Zuletzt traten mit Satzungen die Entwässerungsgebühren am 1.10.2021 und die Wassergebühren am 1.11.2022 in Kraft. Der vierjährige Kalkulationszeitraum endet beim Abwasser am 30.9.2025 und beim Wasser am 31.10.2026.  Nach den Feststellungen von Kämmerer Erich Müller in der Sitzungsvorlage konnten leider aufgrund einer vakanten Vollzeitstelle und Fehlzeiten einer anderen Stelle vom restlichen Personal in der Kämmerei nicht aufgefangen werden, so dass die Gebührenkalkulationen nicht innerhalb des bisherigen Bemessungszeitraums  fertiggestellt wurden. Eine Gebührenkalkulation benötige einen erheblichen Zeitaufwand zur Ermittlung der Daten, sowohl in der Nachkalkulation als auch in der Vorauskalkulation.

Der Gemeinderat nahm zur Kenntnis, dass die Verwaltung die Nachkalkulation und die Vorauskalkulation für die Entwässerungseinrichtung Anfang 2025 und für die Wasserversorgungsanlage Anfang 2026 vorbereitet. Es soll zukünftig darauf geachtet werden, dass der Kalkulationszeitraum mit dem Veranlagungszeitraum identisch ist und zukünftig die neuen Gebührenbedarfsberechnungen (Kalkulationen) vor Ablauf des jeweiligen Bemessungszeitraums  erstellt werden.

Fotos Dieter Gürz