Kommunaler Prüfungsverband stellte Versäumnisse bei den doppischen Jahresabschlüssen der Gemeinde Veitshöchheim aufgrund eines Mankos der Vermögensbuchführung fest

Die Doppik stellt die Kämmerei der Gemeinde Veitshöchheim auch nach zwölf Jahren noch vor  enorme Herausforderungen

Dies wurde augenscheinlich bei der Gemeinderatssitzung am Dienstag, 9. April 2024, bei der sich alle 19 Tagesordnungspunkte mit den Finanzen der Gemeinde befassten. Die von der Kämmerei den Gemeinderatsmitgliedern und auch der Presse wenige Tage zuvor zur Verfügung gestellten 892 Seiten Sitzungsunterlagen stellten diese vor erhebliche Probleme, damit klarzukommen. In den Jahren 2021 und 2022 gefasste Entlastungsbeschlüsse des Gemeinderates für die Verwaltung mussten nochmals gefasst werden und der Jahresabschluss 2020 konnte nun erst mit fast dreijähriger Verspätung verabschiedet werden.

Als erste und bislang einzige Gemeinde im Landkreis Würzburg hatte die Gemeinde Veitshöchheim 2012 der Kameralistik, die rein zahlungsorientiert davon ausgeht, dass Einnahmen ausreichen, um die Ausgaben zu decken, ade gesagt und freiwillig das in der Wirtschaft bewährte System der doppelten Buchführung, das Doppik genannte „Neue Kommunale Finanzwesen“ eingeführt.

In der Doppik werden nicht nur die Geldflüsse wie in der Kameralistik, sondern in der Bilanz auch der Ressourcenverbrauch durch die Darstellung und Veränderung des Vermögens sowie der Schulden abgebildet. Es müssen in der Ergebnisrechnung von Aufwand und Ertrag wie in der Wirtschaft die Abschreibungen und Pensionsrückstellungen erwirtschaftet werden.

Nach Jahren der Vorbereitung konnte die Kämmerei 2011 mit Hilfe der in Auftrag gegebenen externen Projektsteuerung durch die Firma arf die sehr umfangreichen Umstellungs- und Erfassungsarbeiten abschließen und ab Januar 2012 die Doppik mit ihren drei Komponenten Bilanz (Vermögensrechnung), Ergebnisrechnung (Gewinn- und Verlust) sowie Finanzrechnung (Cash Flow) im Echtbetrieb einführen. Dazu musste von Mitarbeitern das Vermögen mittels neuer Software der AKDB akribisch vollständig neu erfasst, der doppische Kontenrahmen mit der Bildung von 19 Teilhaushalten und 65 Produktkonten und eine Umschlüsselungsmatrix zur Überführung der kameralen Haushaltsstellen erstellt und die Budgetierung eingeführt werden. Die im Bauhof bereits eingesetzte Kosten-Leistungsrechnung zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und  Leistungsfähigkeit bei der Aufgabenerfüllung wurde im Haushaltsjahr 2016  auf zehn weitere Produkte ausgedehnt.

Dass die Doppik so ihre Tücken hinsichtlich der Erstellung der Jahresabschlüsse hat, musste nun neben dem Kämmerer leidvoll  auch der Gemeinderat und sein Rechnungsprüfungsausschuss in der Gemeinderatssitzung am 9. April 2024 erfahren. Als Achillesferse stellte sich die Fortschreibung der Vermögensbuchführung heraus, deren Ergebnisse in die Jahresabschlüsse der einzelnen Haushaltsjahre einfließen müssen, was seit 2019 wegen personeller Probleme unterblieb.

Nach den Bestimmungen der Gemeindeordnung muss der Jahresabschluss innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Haushaltsjahres aufgestellt und dem Gemeinderat vorgelegt und innerhalb von zwölf Monaten vom Rechnungsprüfungsausschuss der Gemeinde örtlich geprüft werden. Nach Durchführung der örtlichen Prüfung stellt der Gemeinderat alsbald, jedoch in der Regel bis zum 30. Juni des auf das Haushaltsjahr folgenden übernächsten Jahres den Jahresabschluss beziehungsweise die Jahresrechnung in öffentlicher Sitzung fest und beschließt über die Entlastung.

Derartige  Beschlüsse fasste der Gemeinde am 13. April 2021 zur  Jahresrechnung 2019  und am 17. Mai 2022 zur Jahresrechnung 2020. Wie nun aber der Bayerische Kommunale Prüfungsverband (BKPV) in München, dessen Mitglied die Gemeinde ist, in seinem Bericht vom 5. April 2023 über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2017 bis 2019 mit insgesamt 26 Textziffern in Textziffer 13 feststellte, waren diese Entlastungsbeschlüsse für die Jahre 2019 und 2020 nicht rechtskonform, da in den Jahresabschlüssen die Ergebnisse der Vermögensbuchführung des jeweiligen Haushaltsjahres nicht enthalten war. Die örtliche Rechnungsprüfung darf nicht abgeschlossen werden, solange noch kein vollständiger Jahresabschluss vorliegt.

Die Gemeinde war zuvor seit der Umstellung auf die Doppik erst einmal vom BKPV geprüften worden, im Zeitraum von Januar 2014 bis Dezember 2017 gar sieben Haushaltsjahre, so die Jahresrechnungen 2010 und 2011 und nach Umstellung auf die Doppik die Jahresabschlüsse 2012 bis 2016. Der zweite Prüfbericht des BKPV vom 5.4.2023, der im Gemeinderat nun auf der Tagesordnung der Sitzung vom 9. April 2024 stand, umfasste nun die Prüfung der Jahresabschlüsse 2017 bis 2019.

In der Sitzung am letzten Dienstag wurden diese Versäumnisse nun nachgeholt bzw. geheilt. So erfolgten unter TOP 4 die Feststellung des Jahresabschlusses und der Jahresrechnung der Gemeinde für das Haushaltsjahr 2020 und unter TOP 5  die Entlastung der  Verwaltung im Vollzug der Örtlichen Rechnungsprüfung der Jahresabschlüsse 2019 und 2020 der Gemeinde. Hier übernahm 2. Bürgermeister Steffen Mucha den Vorsitz. Außerdem befasste sich das Gremium unter TOP 6 bis 19 mit den Textziffern 1, 3, 4, 11-14, 18, 19 und  23-26 der überörtlichen Rechnungsprüfung. Die übrigen Textziffern 2, 5-10 und 20-22 werden nach Vorliegen der Stellungnahmen der Verwaltung noch zu einem späteren Zeitpunkt behandelt.

Begründung für die Versäumnisse

Weshalb nun mit fast dreijähriger Verspätung  erst jetzt dem Gemeinderat der Jahresabschluss 2020 vorgelegt werden konnte, begründete Bürgermeister Jürgen Götz wie folgt:

"Durch die Kündigung des damaligen stellvertretenden Kämmerers musste diese Stelle, zu der auch die
Vermögensbuchführung gehört, neu besetzt werden, was erst zum 01.10.2020 möglich war. Der neue sachfremde Mitarbeiter, der dementsprechend erst geschult werden musste, war dann leider längere Zeit in Elternzeit und im Krankenstand. Daher konnten die Arbeiten nicht durchgeführt werden. Da niemand in der Kämmerei die Vermögensbuchführung zusätzlich übernehmen konnte, wurden die Haushaltsjahre nicht abgeschlossen.

Am 01. Juli 2022 konnte die Gemeinde dann ersatzweise eine neue Mitarbeiterin gewinnen, die seitdem die Rückstände in der Vermögensbuchführung und weitere Rückstände dieser Stelle aufarbeitet. Dies hat natürlich auch Zeit in Anspruch genommen. Erst jetzt konnten deshalb die Abschlüsse der Haushaltsjahre 2019 und 2020 fertiggestellt werden.

Die Mitarbeiterin arbeitet nun mit Hochdruck an der Fertigstellung der Vermögensbuchführung der Haushaltsjahre 2021 ff., so dass der Kämmerer auch die entsprechenden Abschlussbuchungen für die einzelnen Haushaltsjahre durchführen und damit auch die Jahresrechnungen 2021 ff. erstellen kann. Dies benötigt leider noch weitere Arbeitszeit."

Jahresabschluss Haushaltsjahr 2020

In der Sitzung am Dienst stellte der Gemeinderat den neunten doppischen Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2020 mit einer Bilanz in Aktiva und Passiva von  96,77 Mio. Euro und einem Jahresgewinn 3,35 Mio. Euro fest. Der Jahresgewinn wird der Ergebnisrücklage  zugeführt. Der Rechenschaftsbericht 2020 wurde zur Kenntnis genommen.

Der von Kämmerer kommt zusammenfassend zu dem Schluss, dass der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2020 zeigt, dass die Gemeinde Veitshöchheim in der Lage ist, den Ressourcenverbrauch auszugleichen und im Ergebnisplan einen Überschuss zu erwirtschaften, der über dem Durchschnitt der letzten Jahresabschlüsse liegt.

Er attestiert die stetige Erfüllung der kommunalen Aufgaben. So belastete 2020 im Bereich der Bildung die Grund- und Mittelschule mit einem Fehlbetrag von  1,0 Mio. Euro und die Kinder-Betreuungsleistungen im Bereich des BayKiBiG mit einem ständig steigenden Fehlbetrag von 2,28 Mio. Euro erheblich den Haushalt der Gemeinde, ebenso auch die vielfältigen freiwilligen Leistungen der Gemeinde wie z.B. Bücherei, Sing- und Musikschule, Geisbergbad, Sport- und Vereinsförderung. Sie tragen aber dazu bei, dass die Gemeinde ihren Bürgern einen hohen Standard an Infrastruktur zur Verfügung stellen kann, die das Leben in der Gemeinde lebenswert machen. Die Gemeinde bleibe dabei für die Bürger als Wohn- und Arbeitsgemeinde von sehr großem Interesse.

Kennzahlen zum Bilanzstichtag 31.12.2020

Die Gemeinde hat bei einer Bilanzsumme von 96,8 Mio. Euro mit einem Eigenkapital von 73,3 Mio. Euro (incl. Sonderposten 12,0 Mio. Euro) aufgrund ihrer hohen Eigenkapitalquote von 75,8 Prozent eine sehr gute Bonität.

Das Anlagevermögen der Gemeinde von 70,1 Mio. Euro ist mit einem Deckungsgrad von 113,4 Prozent (einschließlich langfristigem Fremdkapital von 6,2 Mio. Euro) langfristig finanziert und es bestehen keine Liquiditätsrisiken. Die Gemeinde hat mit 72,5 Prozent eine sehr hohe Anlagenintensität, was bedeutet, dass die Infrastruktureinrichtungen nicht überaltert sind.

Die Gemeinde konnte im Haushalt 2020 ihre Tilgungsleistungen für Kredite von 281.000 Euro aus dem Saldo des Verwaltungshaushalts von 3,6 Mio. Euro decken (= Tilgungsquote von 1269 Prozent), sodass noch genügend Haushaltsmittel für die Finanzierung der Investitionen übrigblieben.

Die Gemeinde konnte so ihre Investitionen von 4,2 Mio. Euro mit 3,8 Mio. Euro (= Eigenfinanzierungsanteil 84,5 Prozent) zu einem sehr hohen Teil selbst finanzieren.

Bei ordentlichen Erträgen von 26,8 Mio. Euro ist die Gemeinde mit 13,14 Mio. Steuererträgen (= Steuerquote von 49,05 Prozent) relativ unabhängig von Erträgen aus staatlichen Zuwendungen bzw. Leistungen Dritter, die 6,13 Mio. Euro betrugen (= relativ niedrige Zuwendungsquote von 22,9 Prozent).

Von den ordentlichen Aufwendungen von 23,4 Mio. Euro entfielen 3,17 Mio. Euro auf die Sach- und Dienstleistungsintensität (= 13,56 Prozent), 5,09 Mio. Euro auf den Personalaufwand (= 21,76 Prozent Personalaufwandsquote) oder 525,11 Euro pro Einwohner (liegt im Durchschnitt der vergleichbaren Kommunen in Bayern) und 9,73 Mio. Euro auf Transferaufwendungen an Dritte wie Kreisumlage, Kindergartenzuschüsse usw.

Die Gemeinde ist trotz der relativ geringen Intensitätsquote von 13,56 Prozent in der Lage viele notwendige Dienstleistungen aus eigener Kraft zu erbringen. Fremde Dienstleistungen werden nur in Anspruch genommen, wenn es unbedingt notwendig ist. Die  Transferaufwandsquote von 41,59 im Haushalt 2023 ist eine hohe Belastung für den  Gemeindehaushalt, der durch entsprechende Vorschriften von Bund und Land erzeugt wird.

Überörtliche Prüfung der Jahresabschlüsse 2017 bis 2019

Bereits am 5. Dezember 2023 hatte der Gemeinderat den am 31. Mai 2023 bei der Gemeinde eingegangenen Bericht des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes (BKPV) über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2017 bis 2019 mit insgesamt 26 Textziffern zur Kenntnis genommen. Das Landratsamt Würzburg hatte zwar  um Erledigung des Prüfungsberichts bis zum 31.12.2023 gebeten, was jedoch leider laut Bürgermeister Jürgen Götz aufgrund der Belastung der Verwaltung nicht möglich war. Das Landratsamt hatte deshalb die Frist bis 30. April 2024 verlängert.

Die Feststellungen der Prüfer mit finanziellen Auswirkungen oder von grundsätzlicher Bedeutung für die Gemeinde betreffen:

Zusammenfassend attestiert der BKPV der Gemeinde geordnete finanzielle Verhältnisse  im Berichtszeitraum 2017 bis 2019.

Behandlung einzelner Textziffern:

Textziffer 1: Zuordnung der Ausgleichsmaßnahmen in Bebauungsplänen

Es wird beschlossen, dass in künftigen Bebauungsplänen die Zuordnung der Ausgleichsmaßnahmen geprüft und durchgeführt wird, aber eine Satzung zur Erhebung von Kostenerstattungsbeiträgen momentan nicht erlassen wird.

Textziffer 2: Verrentung von Erschließungsbeiträgen (unbillige Härte?)

Zur beanstandeten Verrentung von zwei Erschließungsbeiträgen in der Tiergartenstraße wird beschlossen, dass zukünftig eine Verrentung von Erschließungsbeiträgen nur nach vorheriger Prüfung der finanziellen Verhältnisse durchgeführt wird. Es wird dabei durch das Fachamt geprüft, ob eine unbillige Härte aus persönlichen oder sachlichen Gründen vorliegt. Die Zinsfestsetzung darf die Höchstgrenze nicht überschreiten nach § 135 Abs. 3 Satz 3 BauGB.

Textziffer 11: Kein konsolidierter Jahresabschluss

Aus den oben genannten personellen Problemen in der Kämmerei ist die Gemeinde Veitshöchheim noch nicht dazu gekommen entsprechend der Verpflichtung beginnend ab dem Haushaltsjahr 2017 einen konsolidierten Jahresabschluss (Zusammenfassung aller Haushalte der Gemeinde in einer Bilanz) aufzustellen. Der Gemeinderat beschließt, eine Fristverlängerung beim Landratsamt Würzburg als zuständige Rechtsaufsichtsbehörde zu beantragen und wie bereits im Januar 2018 beschlossen, die Fa. ARF zur Unterstützung bei der Erstellung zu beauftragen.

Textziffer 12:  Keine Inventuren

Der BKPV hat bemängelt, dass im Berichtszeitraum keine Inventur durchgeführt wurde. Nach § 70 Abs. 1 KommHV-Doppik sind für den Schluss eines jeden Haushaltsjahres Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Sonderposten, Rückstellungen, Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungsposten zu erfassen (Inventur), genau zu verzeichnen und mit ihrem Wert anzugeben (Inventar). Körperliche Vermögensgegenstände sind grundsätzlich durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen. Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren, dass sie für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind (§ 70 Abs. 4 KommHV-Doppik).

Die Gemeinde Veitshöchheim hat für die Eröffnungsbilanz 2012 eine Ersterfassung aller beweglichen und unbeweglichen Vermögensgegenstände zu Anschaffungs- und Herstellungskosten bzw. wo dies nicht möglich war anhand von Ersatzbewertung durchgeführt.

Eine Durchführung regelmäßiger Inventuren war aufgrund des häufigen Personalwechsels auf der für die Inventur zuständigen Stelle nicht möglich. Eine Vergabe dieser Aufgabe an eine Fachfirma wäre zu kostspielig gewesen.

Der Gemeinderat nimmt zur Kenntnis, dass nun in der Kämmerei geplant ist,  mit den vorbereitenden Maßnahmen (Überarbeitung der Inventurrichtlinien etc.) zu beginnen, sodass zum 31.12.2024 wieder eine Inventur stattfinden kann. Weiterhin ist geplant, die Inventur dann wieder im jährlichen Turnus zum Jahresende durchzuführen.

Textziffer 14: Ziele und Kennzahlen als Steuerungsinstrumente bisher nicht eingesetzt

Der Gemeinderat nimmt zur Kenntnis, dass bereits im Haushaltsplan 2024 und Produktbuch 2024 vermehrt Ziele und Kennzahlen integriert worden sind. Weiterhin werden in den zukünftigen Haushaltsplänen weitere Ziele und Kennzahlen aufgenommen.

Textziffer 18: Neuermittlung Benutzungsgebühren Friedhöfe - Anstreben angemessener Kostendeckungsgrad

Der neue Leiter der Friedhofsverwaltung Martin Markert und der Kämmerer Erich Müller werden laut Bürgermeister demnächst an einer Schulung zur Thematik der Friedhofsgebührenkalkulation an der Bayerischen Verwaltungsschule teilnehmen. Die neue Friedhofsgebührensatzung kann dann voraussichtlich nach Erstellen der neuen Friedhofsgebührenkalkulation im Herbst 2024 in Kraft treten.

Textziffer 19: Aufwendungs- und Kostenersatz Feuerwehr

Der PBKP hat beanstandet, dass in der Vergangenheit auf den Einsatzberechnungen der Feuerwehren die vermerkten Einsatzdaten bezüglich der eingesetzten Feuerwehrdienstleistenden, der eingesetzten Fahrzeuge und/oder der Einsatzdauer bei der Ermittlung des Aufwands- und Kostenersatzes im jeweiligen Leistungsbescheid reduziert wurden.  In Zukunft findet eine Reduzierung nur in begründeten Fällen statt.
Mittlerweile hat die Verwaltung einen Lesezugriff auf die Eldis-Management-Suite und kann seither sämtliche Einsätze einsehen. Somit werden in regelmäßen Abständen sämtliche Einsätze überprüft und ein Kostenerstattungsanspruch geltend gemacht. Eine mögliche Weiterverrechnung aller Einsätze der Jahre 2018 bis 2020 wird geprüft.

Textziffer 23 und 24: Betriebskostenförderung der örtlichen Kindertageseinrichtungen

Der BKPV stellte fest, dass bei den 2019 und 2020 übernommenen Betriebskostendefiziten als Aufwendungen auch Abschreibungen auf die Gebäude und sonstiges Anlagevermögen berücksichtigt waren, die in beiden Fällen deutlich höher waren, als die Defizite. Da Staat und Gemeinde erhebliche Zuschüsse zu den Investitionen leisten, können Abschreibungen bei den Betriebskosten nicht berücksichtigt werden.

Der BKPV empfiehlt der Gemeinde zum Abschluss von Defizitvereinbarungen (= freiwillige Leistung der Gemeinde) mit den Trägern, in denen sie sich auch umfangreiche Mitwirkungsrechte wie z.B. eine Zustimmung zu Regelungen der Öffnungszeiten, der Elternbeiträge und der Haushaltspläne vorbehält.

Defizite sollten nach einem einheitlichen Grundschema ermittelt werden und einen Eigenanteil des Trägers zu vereinbaren, damit dieser vermehrt zu einer wirtschaftlichen Handlungsweise angehalten ist.

Der Gemeinderat beschließt, dass die Gemeinde Veitshöchheim mit allen BayKiBiG-Einrichtungen eine Betriebskostenvereinbarung abschließt. Hierbei wird die Mustervereinbarung zu Grunde gelegt. Die entsprechenden Betriebsträgervereinbarungen werden nach Ausarbeitung durch die Verwaltung dem Gemeinderat zur Beschlussfassung vorgelegt. Laut Bürgermeister soll dazu mit allen Trägern und Kita-Leitungen im Mai 2024 ein runder Tisch stattfinden.

Ergänzend wurde in Textziffer 24 vom BKPV angeregt, die Anspruchsgrundlagen für die gesetzliche Betriebskostenförderung an die Träger der Kindertageseinrichtungen von der Gemeinde zumindest stichprobenartig zu überprüfen. Es werden laut Bürgermeister  zukünftig gemeinsame Prüfungen mit der Kreisverwaltungsbehörde angestrebt, bzw. durchgeführt. Sollten keine gemeinsamen Prüfungen mit der Kreisverwaltungsbehörde möglich sein, wird die Gemeinde Veitshöchheim in eigener Zuständigkeit Prüfungen durchführen.

Textziffer 25: Anspruchsvoraussetzungen Schülerbeförderung

Die Gemeinde meldete bislang sämtliche im Ortsteil Gadheim sowie in Margetshöchheim wohnhaften Schüler der hiesigen Mittelschule als beförderungspflichtig. Je nach Lage der Wohnung können die Schüler jedoch einen kürzeren Weg zum Unterrichtsort als drei Kilometer haben.  2019 sei dies bei vier Schülern der Fall gewesen (davon 1 in Gadheim). Maßgebend ist der Punkt, an dem der Schüler das Schulgrundstück betritt und nicht der Haupteingang. Kürzere Weg können nur bei besonders beschwerlichen oder gefährlichen Schulwegen anerkannt werden. Die Angaben der Schule müsste die Gemeinde in eigener Zuständigkeit überprüfen und ggf. korrigieren.

Die Gemeindeverwaltung wird laut Bürgermeister diese Hinweise künftig beachten. Für ihn stellt das ganze einen Schildbürgerstreich dar.

Textziffer 26: Sicherung ausgereichter Investitionskostenzuschüsse

Für die bereits geleisteten Investitionskostenzuschüsse an Vereine und andere Gruppierungen werden zurzeit Erklärungen erarbeitet bzw. abgeschlossen. Von der Gemeinde gewährte Zuwendungen sind wie die staatlichen Zuwendungen für die Berechnung des im Erbbaurechtsvertrag festgelegten Heimfallentschädigungs-Kürzungsverhältnis zu berücksichtigen oder eine Rückzahlungsverpflichtung bei Zweckentfremdung zu vereinbaren.